DUREES LEGALES DE CONSERVATIONS
Archivage : les durées légales de conservation
La loi fixe des durées minimales de conservation pour tous les documents émis et reçus par une entreprise ou une administration. Ces durées varient selon la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent. L’administration est en droit de mener des contrôles à posteriori tout le temps que court ce délai légal.
DOCUMENT CIVIL ET COMMERCIAL : de 2 à 30 ans
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | art. L.137-2 du code de la consommation |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | art. L.134-2 du code de la consommation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | art. 2227 du code civil |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Document de transport de marchandises | 5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Déclaration en douane | 3 ans | art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | art. L.114-1 du code des assurances |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection | art. 2224 du code civil |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat | art. 2225 du code civil |
PIÈCE COMPTABLE : 10 ans
Qu’il s’agisse des livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire...) ou des pièces justificatives comme les bon de commande, de livraison ou de réception, les factures client et fournisseur...), la durée légale de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.Texte de référence : art. L.123-22 du code de commerce
DOCUMENT FISCAL : 6 ans
- Impôt sur le revenu et les sociétés,
- Bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux et bénéfices agricoles en régime réel
- Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)
- Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)
- Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE
- Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance...)
Texte de référence : art. L.102 B du livre des procédures fiscales
DOCUMENT SOCIAL : de 3 à 10 ans
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | art. 2224 du code civil |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | art. L.123-22 du code de commerce |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | art. 2224 du code civil |
| Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices | art. L.225-117 du code de commerce |
GESTION DU PERSONNEL
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | art. L.3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | art. R.1221-26 du code du travail |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | art. D.3171-16 du code du travail |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | art. D.3171-16 du code du travail |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT | 5 ans | art. D.4711-3 du code du travail |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | art. D.4711-3 du code du travail |
À SAVOIR
Peut-on archiver un document plus longtemps que la durée légale ?
Rien n’empêche l’entreprise d’archiver un document plus longtemps que le délai prescrit par la loi, sauf s’il contient des données personnelles.Source : www.service-public.fr